Jakarta, Aksarabrita.com // Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi menutup era arsip fisik Aparatur Sipil Negara (ASN). Melalui Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025, BKN mewajibkan seluruh instansi mengelola arsip ASN secara digital dan hanya menerima dokumen melalui Lemari Digital–Document Management System (DMS).
Kepala BKN Prof. Zudan Arif Fakrulloh menegaskan kebijakan tersebut sebagai langkah konkret mempercepat transformasi digital birokrasi nasional. Ia menyatakan BKN tidak lagi membuka layanan penerimaan arsip ASN dalam bentuk fisik.
“Mulai sekarang, BKN hanya menerima arsip ASN dalam format digital. Instansi wajib mengalihmediakan arsip fisik lalu mengunggahnya ke DMS. Kebijakan ini memperkuat tata kelola ASN yang terintegrasi, aman, dan akuntabel,” ujar Prof. Zudan di Jakarta, Kamis (18/12/2025).
BKN menerapkan kebijakan digitalisasi ini pada seluruh siklus hidup arsip ASN, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan, hingga penyusutan. BKN membagi arsip ASN ke dalam dua kategori, yaitu Arsip Utama dan Arsip Kondisional.
Arsip Utama mencakup daftar riwayat hidup, SK CPNS dan PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, serta pendidikan dan pelatihan. Sementara itu, Arsip Kondisional meliputi dokumen seperti riwayat pindah instansi dan SK cuti di luar tanggungan negara. Seluruh arsip tersebut wajib tersedia dalam format digital.
Prof. Zudan menjelaskan sistem SIASN secara otomatis menyimpan arsip digital ke dalam DMS. Untuk dokumen yang tidak dihasilkan oleh SIASN, seperti ijazah, sertifikat, dan piagam penghargaan, instansi serta ASN wajib mengunggahnya secara mandiri melalui DMS atau aplikasi MyASN.
BKN memperkuat keamanan arsip digital dengan sistem pengamanan berlapis. DMS menggunakan multi-factor authentication (MFA) dan pemantauan akses secara real-time guna mencegah kebocoran dan penyalahgunaan data.
BKN juga mengatur mekanisme penyusutan arsip secara digital. Arsip berstatus “Punah” akan memasuki masa inaktif selama satu tahun sebelum berubah status menjadi “Musnah” atau “Statis”, tanpa menghapus arsip digital secara permanen.
BKN mengembangkan DMS sebagai lemari digital nasional bagi ASN untuk menyimpan seluruh arsip kepegawaian secara elektronik. Seluruh instansi pemerintah dapat memanfaatkan sistem ini untuk mempercepat layanan manajemen ASN agar lebih efisien, efektif, dan optimal.
Melalui DMS, BKN mengintegrasikan arsip ASN secara nasional, memudahkan akses lintas instansi, serta melindungi dokumen dari risiko kehilangan dan kerusakan akibat bencana alam, kebakaran, banjir, maupun kelalaian manusia.
Kebijakan ini memperkuat perlindungan arsip ASN sebagai aset strategis negara sekaligus mengoptimalkan pemanfaatannya untuk mendukung layanan manajemen ASN dan pengambilan keputusan berbasis data.
Prof. Zudan menambahkan Direktorat Arsip Kepegawaian ASN BKN akan memimpin koordinasi implementasi di tingkat nasional, sementara Kantor Regional BKN akan mengawal pelaksanaan di daerah. BKN juga menyiapkan pembinaan, pengawasan, serta pemberian penghargaan bagi instansi dengan kategori “Maju” dalam pengelolaan arsip ASN digital.
“Langkah ini menunjukkan komitmen bersama untuk melindungi aset informasi negara dan menghadirkan layanan manajemen ASN yang cepat, tepat, dan transparan,” tutup Prof. Zudan. (***)
